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论合同的审批
发布时间:2016/5/11 8:33:19 作者:甄鹏 点击率[407] 评论[0]

    【出处】本网首发

    【中文关键字】合同;审批;盖章;法务

    【学科类别】合同法

    【写作时间】2016年


        合同管理是法人单位的一项重要工作,专业性强。实践中,有的单位签署合同草率,留下了漏洞,造成了损失。有的单位则审批程序复杂,已经谈判好的合同因为个别不重要的改动来回折腾,影响了效率。

        举个例子,某高校是个大单位,有复杂的内部流程。第一步,办理合同的部门审核,办理人员将起草好的合同送部门领导审核。第二步,单位办公室审核,工作人员提出意见,副主任审,主任审,视情况决定是否送其它部门会签或分管校领导审批。会签时,要通过部门办公系统管理员转给负责人。第三步,法律事务室审核,可以要求办理部门修改,也可以提交校领导审核。第四步,办理人员去盖章,包括法律事务室盖合同登记章、骑缝盖合同审查章,单位办公室盖公章和法定代表人印章。

        由于是已经谈判好的合同,部门领导一般不会改动。上述环节中,提出修改意见的多是会签部门和法律事务室。如果对方的审批程序也很复杂,我方的一个改动将导致对方重走程序;同样,对方的一个改动也将导致我方重走程序。因此,无关紧要的文字尽量不要修改。

        合同办理部门负有两个责任。一、纵向审批责任。办理部门根据权限,自行决定或者提请上级审批。二、横向审批责任。办理部门应征求合同涉及的、本单位其它部门的意见。办理部门超越权限审批合同的,应承担责任。

        法务部门对合同进行法律审查。与法律风险无关的文字不必纠缠。对于风险大的,要求必须改;风险很小的,提出风险警示就行了,改不改由办理部门决定。法务部门一次性提出法律意见书。办理部门根据法律意见书与合作方进行沟通。对合同原有内容,法务部门原则上不应再要求修改。

        建议的合同审批程序:办理人员起草合同→部门领导人审查(1、决定通过;2、提交上级审查;3、提交其它部门会签)→法务部门出具法律审查表(包括意见和结论。结论包括:建议通过;要求修改。)→单位办公室盖章。法务部门可以是单纯的法务部门,也可以是合同管理部门。如果职能包括后者,可以掌管合同专用章。

        合同管理要遵循两个原则。第一,严密,不要留下法律漏洞。第二,高效,审批时间不要太长。上述方案基本满足了这两个原则。与某高校的方案相比,办公室的职责除了盖章之外,被取消了。盖章前仅仅对法律审查表进行形式审查,对合同内容没有任何审查权,也没有程序上的其它指示权。道理很简单,对合同最了解的是办理部门和法务部门。

        随着网络的推广,越来越多的单位采用办公自动化(OA)系统。单位应首先制订各项制度,出台文件,再选择或者开发办公系统。办公系统的流程应由制度和文件决定,而不是相反。


    【作者简介】甄鹏,山东大学学者。

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