企业合规系列谈(三)跨国企业内部合规制度的落地
2018/12/27 14:30:17  点击率[64]  评论[0]
【法宝引证码】
    【学科类别】公司法
    【出处】微信公众号:大成律师事务所
    【写作时间】2018年
    【中文关键字】企业合规;跨国企业;合规制度
    【全文】

      2018年,“合规”的热度持续升温,对于众多的跨国公司甚至国内企业来讲,合规已经不再是陌生的概念。许多公司的合规部门也如雨后春笋般建立起来。根据我们为跨国企业合规管理提供法律服务及在跨国企业任职的经验,我们发现,大型跨国企业普遍采取在总部设置中央合规团队,并在各个区域辐射建立本土合规团队的管理模式。这样的管理模式下,一般由中央合规团队制订集团的合规制度和流程,不同区域的合规团队在相应的区域实现合规制度的本土化与落地。
     
      在企业内部合规制度制定、更新方面,跨国企业一般都会不吝人力、财力与时间制定出相对完善、详尽的合规制度。然而每年仍然有大量的跨国企业因为不合规的商业行为被处以高额罚款,甚至有企业的高管被处以刑事处罚。当然原因是多方面的,我们认为其中很重要的一个原因就是企业的合规制度不能在相应的国家和区域得到落地和执行,尤其是风险比较高的国家和区域。
     
      2017年英国知名汽车与引擎制造商A公司,因在印度尼西亚、泰国、印度、俄罗斯、尼日利亚、中国和马来西亚等7个国家通过贿赂当地官员、公司高管等方式获取合同的违规行为,被英国、美国和巴西调查并提起了行贿诉讼。为了与英国重大欺诈办公室(Serious Fraud Office)、美国的司法部(Department of Justice)和巴西检方和解,A公司支付了总计6.71亿英镑的罚金。其中因为做假账和防止贿赂失败等12项的罪名,将向英国重大欺诈办公室支付高达4亿9700万英镑的罚款。
     
      如同大多数其他因实施了不合规的商业行为而遭巨额罚款的公司一样,A公司的行为主要涉及两方面:一是在多个区域和国家的商业贿赂,二是财务账簿的造假。出现这么严重的违规行为,即便是公司的合规制度制定得再完美,流程再详尽,也会被相应的执法机构认定为企业内部的合规体系失效,没有起到应有的内控效果。
     
      有企业内部合规从业经验的人即便不去了解A公司的合规制度、流程也可断言,A公司对于商业贿赂的行为采取的是零容忍的态度,并且有明确的制度、流程来阻止员工实施类似商业贿赂以及内部做假账的严重违规行为。而A公司为什么可以在长达24年的时间里持续通过商业贿赂等不正当竞争手段在多个国家获取合同,并通过做假账的行为掩盖非法费用的支出?其中一个重要原因就是合规制度里的红线要求在这些国家和区域没有得到落地和执行。如果合规制度仅仅存在于书面的制度里,那再完美的合规制度都无法阻止员工的违规行为。
     
      通过研究近年来因合规问题而被处罚企业的案例,不难发现,很多发达国家的执法机构在调查企业的违规行为时都会对企业内部的合规体系做个评估,来判定其内部的合规体系是否有效,其中一项重要审查内容是看企业内部的合规制度是否落地了。因此,企业要打造有效的合规体系,必须让内部的合规制度、流程首先落地才可以让完美的合规制度变成一个活的体系,让那些看似冷冰冰的制度活跃于企业的商业行为之中,时刻提醒和规范员工的商业行为。
     
      通过多年的世界五百强企业的合规实践工作,我们认为企业的合规人员可以在以下几方面推动合规制度的落地与实施:
     
      首先,对于集团性的企业制定的合规制度,要具有可落地性,不能过于模糊和笼统。级别很高的内部合规制度,可以从宏观的角度制定企业内部合规文化的核心价值观和商业道德准则。其他的合规制度应当具有可执行性、可操作性,尤其是在把这些制度嵌入到相应的业务部门的标准工作流程时,更加需要注意制度设计的可落地性。
     
      其次,跨国企业的合规制度在某些国家和区域本土化的过程中,需要注重本土化的特性。这需要结合这些企业在这些国家和区域市场环境的特点,结合相应的法律、法规,考虑当地公认的一些风俗和习惯去实现制度的落地与实施。只有这样,才可以让死板的制度,在不同的国家和区域都有针对性且清晰、明了。例如,很多跨国企业都有关于礼品及招待相关的合规制度,在实现礼品及招待合规制度落地的时候,需要结合不同的区域,采用不同的礼品及招待的内容和标准,甚至针对不同的部门采用不同的标准。这并不是说不同的业务部门需要采用不同的礼品及招待的金额标准,而是需要根据合规风险评估,对风险较高的部门采用的审批和审查的标准要更加严格。
     
      再次,我们强烈建议在企业的合规团队里配备一定比例具有法律专业知识的员工。合规部门在很多跨国企业里是一个独立的部门,合规部门的人员配置也是五花八门,有很多企业内部的合规人员由内部各个部门转岗而来,没有任何法律专业知识,更谈不上法律素养了。企业内部合规制度的制定需要参考外部的法律法规,而合规其他方面的工作和法律适用以及司法活动有着密切的关系。如果合规从业人员缺乏基本的法律素养,表面上看好似也可以完成相应的工作,实际上却无法保证工作质量的专业性。根据我们对不同行业的世界五百强企业的了解,有的企业内部的合规部和法律部是一个大的部门,这样的合规管理往往呈现出更多的专业性,在企业内部更能够树立权威,赢得信任。谈到企业内部制度的落地,企业内部的制度之于企业,类似法律之于国家,尤其企业内部的合规制度在制定的过程中都参考了国际上非常重要的法律法规,那么就需要有专业背景的人员来推动制度的落地,这样才能保证制定的比较完善的内部合规制度能够科学地、严谨地贯彻于企业内部。举两个简单的例子,合规制度落地的一个重要环节就是合规培训,尤其是面对面的合规培训。合规培训的重要性在很多企业内部都没有得到足够的重视,有很多企业的合规部门对于培训的质量和效果的把控都不重视,忽略了企业合规制度落地的第一站。合规制度的培训,需要非常高的培训技能,但是同时也需要非常专业的知识作为支撑,比如在和员工的互动环节,很多员工会提出和法律相关的专业问题。这样的问题,用一条条死板的制度是无法回答的,需要用到专业的逻辑思维和知识。如果连员工的互动问题都不能给出合理的答复,还谈什么合规制度宣讲和落地呢?另外一个例子,我们服务过的一个跨国公司,合规部负责大中华区所有第三方的尽职调查,而负责尽职调查的合规工作人员没有任何专业知识,连基本的法律概念都不了解,只是机械地用根据合规制度设计出来的表格来完成复杂的尽职调查的工作,这其实是在开合规的玩笑。
     
      最后,要把合规制度里的奖惩制度落地,这是推动企业合规制度落地的重要组成部分。可以探索如何把企业合规制度里的奖惩制度与员工的年终评估结合起来。另外,比较重要的一点就是需要在企业的员工手册里制定合规相关部分内容,描述清楚企业合规制度要求的重要内容,同时需要在员工手册的纪律部分详细规定违反了企业内部合规制度的处分措施,以便在给予相关违规员工处分的时候“有法可依”。
     
      将企业内部合规制度落到实处需要充分发挥创造性,结合企业所属行业、所处国家和区域的外部市场和法律环境。制定出比较完善的合规制度,搭建内部的合规体系不难,难的是将这些制度落到实处,把合规体系变成一个“活”的有效的内控体系,真正为企业在经营的过程中起到保驾护航的作用。

    【作者简介】
    韩光,大成律师事务所律师;邹晓东,大成律师事务所律师。

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