企业合规系列谈(二)合规管理的误区及规避建议
2018/12/27 14:15:08  点击率[82]  评论[0]
【法宝引证码】
    【学科类别】合同法
    【出处】微信公众号:大成律师事务所
    【写作时间】2018年
    【中文关键字】企业合规;合规管理;规避建议
    【全文】

      2018年,对于中国企业而言,注定是不轻松的一年。从1月1日修订后的《反不正当竞争法》的生效,拉开了2018年中国企业营商合规挑战的序幕,到11月2日国资委出台《中央企业合规管理指引(试行)》对央企合规工作提出新的要求,期间,境外多家知名中资企业因合规问题被调查、处罚,国内多家企业也因价格垄断、商业贿赂、侵犯公民个人信息等违规行为被监管部门处罚(出于客户敏感性考虑,本文中不列举具体案例)。违规企业面临的巨额罚款、禁售措施,一夜之间让一个年产值上千亿的企业几乎濒临倒闭,这着实让走出去的中国企业、引进来的外资企业、土生土长的国企和民企等中国企业对“合规”一词的价值(代价)有了深刻的认识,也让中国企业意识到合规管理的重要性和迫切性。于是,为企业合规管理提供服务,协助企业建立健全合规管理体系并保证该体系的有效运行就成了企业管理、法律、财务、税务、人力资源等各个专业领域所关注的服务重点。
     
      作为专业律师,在对国内外企业合规现状进行调研的基础上,结合我们为企业提供合规治理法律服务的经验(包括教训),我们认为,中国企业在合规管理体系建设过程中应关注并规避以下误区:
     
      误区一:忽视“合规之规”的制定
     
      合规管理体系的核心是制度体系,持续完善高标准的内部管理制度体系建立取决于制度管理机制-“合规之规”的建立和完善。结合我们为企业提供合规管理体系整合/提升法律服务的经验,绝大部分企业在外部专业机构的协助下,依据国际、国内相应的标准、规范建立了合规管理体系,并制定了一系列管理制度、流程和规范;但是,却缺少相应的制度、流程管理机制,导致制度的制定、审批、修改等环节缺少科学性、必要性和合法性,在民主和公开程序方面存在一定的瑕疵,直接影响制度的效力和执行。
     
      因此,我们建议,企业在建设合规管理体系过程中,应关注“合规之规”机制的建立和完善,建立内部制度及业务流程管理体系,对制度从立项、草拟、征求意见、修订、审批、发布、更新等进行全流程控制,实现制度全生命周期管理,有效提升企业制度标准化建设水平,夯实合规管理的基础。同时,通过对外规信息的及时传递与解读,动态化实现外规推动内规、内规匹配外规的合规管理制度机制。
     
      另,“合规之规”机制的建立,应充分考虑《公司法》、《劳动法》、《劳动合同法》、《国有资产管理法》等法律、法规关于企业法人治理、组织机构职权、民主和公开程序的强制性规定,保证合规管理制度的合法性、有效性和可执行性。
     
      误区二:忽视“创新合规”
     
      “创新合规”指对新产品、新业务、新制度、新流程进行合规评审,操作风险与内控自评,开展反垄断、反腐败、反商业贿赂、反洗钱管理、关联交易管理等一系列重要合规管理工作,主要体现了“风险事前策划应对”风险管控思路,帮助企业和业务部门尽早识别和化解风险。
     
      企业合规管理实践中,往往忽视“创新合规”,导致本应发挥作用的事前、事中、事后三位一体的风险防范管控体系无法发挥应有的作用,给企业合规带来巨大风险。因此,企业在合规管理建设过程中,企业的合规部门应与业务部门分工协作,建立完善“创新合规”机制,并适当引入外部专家论证制度,保证“创新”的合法性和合规性。
     
      误区三:忽视合规管理的指导性作用
     
      一般来讲,合规管理分三个层次,第一个层次是“合法规”的管理,维护基本秩序,重点是遵循各项法律法规的要求,避免触犯强制性底线要求;第二个层次是“合规则”的管理,协调利益关系,重点是信守合同、行业自律规则和其他社会公约、道德规范,恪守企业道德诚信准则,在制度与规则的设计下,让企业能够很好地处理与他人的关系,尽可能避免各种纠纷;第三个层次是“合规律”管理,按规律办事,是在前两者基础上,不断探寻最佳实践、创建标准,追求最佳效果,促进持续发展。
     
      实践中,很多企业认为合规管理只要“合法规”就可以了,忽视规则和规律对于企业管理的指导性作用。殊不知,在市场竞争日益加剧,社会诚信体系日趋完善、行业标准、企业标准不断建立和提升的大环境下,仅符合底线合规要求已经无法满足企业发展的需求了。
     
      因此,我们建议,对于大企业,应对自身的合规管理工作提出更高的要求,充分发挥规则和规律的指导性作用,主动进行合规管理体系或反贿赂管理体系认证,如,ISO37001《反贿赂管理体系》和ISO19600《企业合规管理体系》认证,可以为企业形象加分,包括:在一些国际和国内招标采购中可能获得加分;向股东、管理层、客户和员工等证明企业对待合规的认真态度和管理水平;在被政府调查时提供企业已经采取合理措施防止违规行为的证据(在针对外国政府调查时更为有效)。
     
      误区四:忽视合规对民企的适用性
     
      实践中,很多企业认为,合规管理是国企和外资企业的事儿,和民企无关。事实上,除国企或特殊行业合规管理规范外,如前所述,合规管理中第一层次的“合法规”中的法律法规,如《民法总则》、《刑法》《反不正当竞争法》、《网络安全法》、《电子商务法》、《侵权责任法》等适用于所有类型的企业,包括民企。因此,民企违反前述法律规定亦应承担相应的行政、民事和刑事责任,并无例外或赦免。同时,在市场竞争中,市场主体在选择交易/合作相对方的时候并不会因为企业所有制性质不同而减低标准或要求,民企与国企、外资企业处于相同的社会环境、面临着同样的竞争和考验,
     
      因此,虽然相对于国企和外资企业,大部分民企属于中小企业,但是,为了参与市场竞争,保证企业正常生产经营,仍应根据企业实际情况建立适合自己的合规管理体系,合法运营。在此基础上,选择适用规则和规律,争取发挥合规管理的指导性作用。
     
      误区五:忽视“合规排除责任”的有效性
     
      实践中,很多企业认为,只要设置合规组织机构、制定了合规制度、流程,合规管理体系建设工作就完成了,忽视了合规管理工作在排除责任方面的有效性。
     
      纵观合规管理的历史,合规管理某种程度上起源于美国司法部在量刑时对企业的要求,合规的企业可以减轻或免于处罚,即“合规排除责任”。为此,企业从最初的被动合规,到逐步开始主动合规,直至在企业内部形成合规文化并具有灵活而全面的合规体系。随着美国公司在全球的经营,带动各跨国企业形成了对合规管理的普遍做法。在我国,随着《反不正当竞争法》关于商业贿赂认定例外情形规定的出台、合规管理体系的不断完善及社会诚信体系建设的全覆盖,柔性执行的呼声越来越高。我们相信,不久的将来,“合规排除责任”的有效性在立法、司法和执法中可以得到更为明确的认可和肯定,包括在政府、国企和公用事业采购中,对通过合规管理体系认证和反贿赂管理体系认证的企业进行一定比例的竞标加分,使其在市场竞争中有一定优势地位;将企业合规/反贿赂体系建设和认证作为免除或减轻企业领导人责任的考量因素等等。
     
      因此,现阶段,我们建议,企业在合规管理体系建设及具体合规工作开展中,除合规组织机构设置外,从制度、流程的制定、实施到培训、企业文化建设、监督、检查、考核和奖惩各个环节,应进行留痕管理,使每一项合规管理工作的开展都有规可循,有证可考,真正实现合规管理的有效性。

    【作者简介】
    韩光,大成律师事务所律师;邹晓东,大成律师事务所律师。

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