作者给编辑打电话的注意事项
2020/12/24 9:48:29  点击率[63]  评论[0]
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    【学科类别】其他
    【出处】本网首发
    【写作时间】2020年
    【中文关键字】作者;编辑;打电话;注意事项
    【全文】

      作者与编辑交流主要通过电子邮件进行,有时通过电话。打电话的好处是快、有问题可以立即反馈,缺点是打断编辑的正常工作。现在的编辑通常很忙,接电话要中断手头的工作,而且电话经常要转接,这样便打扰了两个人的工作。
     
      发邮件的好处是不影响编辑的工作。编辑可以处理完手头的急活,抽空看邮件。至于时效性,邮件也非常快。我上班时间一天要看好几次邮箱,邮件通常在当天或第二天回复。特殊情况比如出差、请假等不能及时回复,作者打电话也没用,因为编辑有分工,谁的稿子谁负责。
     
      编辑给作者打电话有两种情况:第一,事情急,比如组版后的校对过程发现错误;第二,邮件不容易说清楚,比如某些需要修改的地方。反过来,作者通常用不着给我打电话。作者没有特别急、急到需要马上回复的事情,我回复邮件也非常快。
     
      有些编辑做事拖拉。拖拉的原因有很多,也许是工作忙。我这里不分析原因,只说遇到这样情况怎么办。作者发邮件在合理的时间内(比如3到5个工作日)没收到回复,可以给编辑打电话。打电话相当于催促。没有编辑喜欢被别人催,但是个别编辑不催不办事。我在办公室有种印象,作者打电话找得多的编辑,做事情拖拉。
     
      我在编辑部接作者电话,多数作者不知道最有效的表达方式。比如,有的作者上来就说:“我是稿号某某的作者……”等等。作者最有效的方式是说:“我找某某编辑。”每篇稿件都有负责的编辑,找别人没用。在外审结束后的退修流程,编辑通常会告诉作者自己的姓名。也有少数编辑不说。
     
      在初审、外审阶段,作者不知道负责编辑的姓名。这种情况,作者打电话可以直接说要问的事情。有的作者绕圈子,说:“我想查文章的进展情况。”我们刊是网络投稿,作者随时可以查到进展。我告诉他投稿系统查,他又说外审时间太长了,等等。
     
      外审的情况,编辑很难把握。有的审稿人很快,几天就返回意见;有的很慢,也许超过一个月。而且,对于具体的审稿人,这次也许很快,下次也许很慢。我是很负责的编辑,给审稿人合理的审稿时间,到时间不审就换人。有的编辑拖拉,很长时间不换。我给作者建议是,一个审稿人超过2个月未审稿,可以催催编辑。
     
      有的作者打办公电话找不到编辑,问手机号码,这是不礼貌的。除非是编辑的熟人,我不会把别的编辑的手机号告诉作者。
     
      我在做编辑之前当了很长时间的作者,邮件能解决的,不打电话。这是常识,不需要编辑告知。我做编辑后,为了避免出现作者随意打电话,我在修改须知里提醒作者,而且会告诉编辑分工情况,什么事情找哪个人。
     
      在提醒之后,打电话找我的作者少多了,但是依然遇到。我特别不理解这些作者:明明发邮件就可以及时解决,为何要打电话呢?明明我提醒你了,为何偏偏对着干呢?

    【作者简介】
    甄鹏,山东大学学者。

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