后疫情时代企业如何构建和推进劳动人事合规管理
2020/7/30 10:52:25  点击率[3]  评论[0]
【法宝引证码】
    【学科类别】疫情防控;劳动法
    【出处】《劳动人事合规管理指南》
    【写作时间】2020年
    【中文关键字】《劳动人事合规管理指南》
    【全文】

      2020年的新冠疫情对企业劳动用工产生前所未有的冲击,劳动人事合规管理已成为众多企业不得不面对的挑战。特别是进入到后疫情时代,很多企业侧重于救火式的「劳动争议处置」或只涉及一点或一面的劳动法律风险防控,未能从体系视角看待企业内部人员管理问题。虽然劳动人事合规管理与劳动争议处置、劳动法律风险防控存在关联,但二者并不等同,后者侧重于风险控制、减少损失,主要为利益驱动,但劳动人事合规管理的要义在于树立和践行企业价值观,从体系化、标准化、多法域视角重塑人力资源管理流程,最终保障企业的稳定经营。自从《劳动合同法》颁布实施以来,企业劳动人事管理本已经积累了大量的合规问题,在叠加本次新冠肺炎疫情所带来的一系列新问题后,越发呈现出复杂性、脆弱性、重要性、紧迫性等特点,劳动人事的合规管理成为企业行稳致远的制胜关键。今日推荐的这部2020年版「劳动人事合规管理指南」由长期致力于企业劳动用工合规领域的制度化、体系化建设的汇业律师事务所合伙人周开畅、洪桂彬律师团队倾力打造,无论是从体系框架、还是从合规要点,抑或是合规指引,都为企业劳动人事合规管理提供了很好的解决方案。
     
      “合规”属舶来词,来源于英文 compliance,可直译为“遵从依从、遵守”等,也可意译为“合乎规范”。对于“合规”的确切定义,虽然不同国家、不同监管当局乃至不同行业所作出的具体界定会有所差别,但“合规”的核心内涵并无差别,都是指符合一定的规则或准则。因此,合规的前提是界定和识别这种规则或者准则的范围,以便加以遵守,劳动人事合规亦然。
     
      在开始建立劳动人事合规体系之初,企业应系统识别其合规义务及这些合规义务对企业用工合规管理的影响,全面考虑企业所处国家、地区、行业及企业自身四个层面上的风险特征、规则要求和现实情况,及时将外部有关合规要求转化为内部管理制度和流程,真正将合规管理融入企业的血液和文化中
     
      一、合规义务的识别
     
      合规义务识别的目的在于确定企业用工合规体系应遵守的要求,明确满足合规义务所需的能力要求,落实合规责任分配,建立获取、辨识、评审、更新法律法规及其他要求的渠道,拟定实施合规的措施,监督执行和评价合规状态和有效性,纠正不合规的现象,保障企业切实履行合规义务。
     
      劳动人事合规义务,即企业在建立、制定、实施、评价、维护和持续改进用合规管理体系时必须遵守的规则和准则,包括强制性合规要求(宏观/外部),以及自愿性合规承诺(微观/内部)两个层次:
     
      1.强制性合规,指外部法律法规,具体包括:
     
      ■(1)立法机关和其他有权机构发布的法律、规则和准则,如宪法、法律、司法解释、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章等;
     
      ■(2)国际公约、国际条约或国际性法律法规;
     
      ■(3)监管机构的命令、规则、指导和各项指引及规范性文件等。
     
      2.自愿性合规承诺,指企业自行制定的内部规章制度或其他可选择性遵循的规则或准则。例如:
     
      ■(1)行业协会指定的行业自律规范或行业标准;
     
      ■(2)企业章程及规章制度;
     
      ■(3)与劳动者签署合同产生的义务;
     
      ■(4)集体合同以及工会的要求;
     
      ■(5)企业伦理社会责任、社会道德等。
     
      然而现实中,企业普遍对“合规”存在以下两种认识误区:
     
      1.只要不违法、无论做什么都可以。
     
      不少企业偏向于从狭义上理解合规,认为合法经营=合规经营,而陷入只要不违法、无论做什么都可以的认识误区,故怠于制定内部规章制度来减少对企业行为的束缚或约束。甚至在利益驱动下,挖空心思通过所谓“打擦边球”或者按照自己的需求来曲解法律条文,千方百计钻法律空子,甚至与监管部门非理性博弈,玩起“上有政策下有对策”的猫鼠游戏。但合法只是企业行为的最低底线,除遵守法律外,还应遵守企业伦理、社会责任、社会道德。
     
      2.别的企业能做的,我们也可以做。
     
      随大流、从众、法不责众等心理是许多企业的行为模式。但市场上竞争对手及同业的习惯做法并非必然是合规的。对别的企业的劳动人事管理方式,要区别对待,“取其精华,去其糟粕”,并结合企业自身的企业文化予以铸造。
     
      二、合规义务的维护
     
      合规义务的维护也就是合规义务的更新,企业宜有适当的过程识别、采用新的和变更的法律、法规、准则和其他合规义务,以确保持续合规。
     
      1.合规义务信息的获取途径:
     
      ?法律法规的要求;
     
      ?列入相关监管部门收件人名单;
     
      ?成为专业团体的会员;
     
      ?订阅相关信息服务;
     
      ?参加行业论坛和研讨会;
     
      ?定期监视监管部门网站;
     
      ?与监管部门会晤;
     
      ?与法律顾问洽商;
     
      ⑨相关方的要求(如政府、行业、工会、劳动者等);
     
      ⑩内部审核和管理评审报告等。
     
      2.获取、存档、备案。
     
      企业应选择和确认从上述途径获取的合规义务的适用性,同时做好存档备案工作,以便查找和使用。
     
      3.评审、修订。
     
      企业应根据合规义务的更新和变化,修订、更正劳动人事相关制度,确保合规有效性。
     
      4.传达。
     
      对需要传阅的法律、法规及行业标准,由人力资源部传送相关领导、各部门员工,进行培训、学习安排,并组织传达。
     
      对需要转化为公司规章、制度的,应经过民主程序制定或更新,并传达给企业全体员工,使员工能够了解其所应履行的合规义务和不履行合规义务的后果。
     
      5.不符合或不合规的纠正。
     
      企业应建立有效的合规实施沟通/举报机制,将不符合或不合规的信息传达到人力资源部门。人力资源部门需确定纠正措施并对问题进行纠正,并将完成信息反馈回各部门。
     
      劳动人事合规的评估,即通过对用工合规风险的识别、分析与评价,把对企业合规目标实现有影响的合规风险按照其严重程度及发生的可能性作出分析评价,并科学、经济、有效地分配企业资源以对合规风险进行管理的过程。
     
      一、风险识别与分析
     
      劳动人事合规风险是指企业及其员工因不合规行为,引发法律责任、受到相关处罚、造成经济或声誉损失以及其他负面影响的可能性,风险识别应区分合规义务主体,把合规义务和职责、活动、行为等相关方面联系起来广泛持续收集合规风险信息,进行必要地筛选、比较、分类、组合等,以有效识别可能发生不合规的场景、原因、影响及责任传导后果。
     
      合规风险信息应实施动态管理,包括但不限于下列内容:
     
      ■1.已发生的合规风险事件;
     
      ■2.新的法律、规则和准则颁布对劳动人事的影响及可能引起的合规风险;
     
      ■3.因企业的转型、改制、产业结构调整、组织架构重建等导致劳工关系发生重大变化所产生的合规风险;
     
      ■4.内部规章制度未遵循法律、规则和准则的合规风险;
     
      ■5.内部规章制度未覆盖企业各劳动人事环节的合规风险;
     
      ■6.内部规章制度执行过程的合规风险;
     
      ■7.其他需要关注的问题。
     
      企业应建立起全过程的劳动人事合规风险识别机制,即涵盖招聘录用、劳动合同签订、合同履行、合同变更、合同解除与终止劳动争议解决、竞业限制纠纷的企业劳动用工管理流程的主线,对上述实务中易出现的劳动风险点逐一进行识别、排查及防范,以达到有效管控风险的水平具体则以网格化方式进行,即“主动发现→立项跟踪→诊断处理→结案建议”为流程,对企业用工的法律风险信息源、法律风险分析、法律风险预警进行解剖诊断即通过考虑不合规的原因、来源、后果的严重程度、不合规及其后果能发生的可能性进行分析和研究,以达到提供法律风险管理决策的目标。
     
      二、风险评价
     
      合规风险的评价,是指对企业劳动人事合规风险分析过程中发现的风险进行评价以确认它的风险等级,并通过对重大合规风险进行专项研究和分析,厘清合规管理缺陷,制作合规风险评估报告。风险评价既是对风险等级量化的过程,也是就风险管理分配资源的过程。其中评价维度应分为合规风险严重程度、合规风险发生可能性、发生频度、企业能够并愿意接受的合规风险水平四个层次。
     
      合规风险周期性评估的情形:
     
      ■1.合规义务改变;
     
      ■2.企业结构或战略改变导致劳工关系发生重大变化;
     
      ■3.重大的外部变化如金融经济环境、市场条件、劳工局势;
     
      ■4.不合规。
     
      目前,企业推进系统性劳动人事合规管理,主要存在如下问题:
     
      1.劳动合规风险管理意识薄弱。
     
      企业管理人员因缺乏对劳动合规风险管理的重视,过分强调短期经济利益,忽视了劳动合规管理的重要性和必要性,一定程度提高了人才挽留成本、流失成本,甚至劳动争议解决成本。合规风险管理虽然本身并不能直接为企业增加利润,但是持续不断的合规管控能够形成一整套具有较强执行力的程序化的管控制度和流程,进而清晰地界定企业运营过程中的尽职问责和免责标准,大大降低了企业运营成本并增强企业风险控制能力,提高资本回报,最终为企业创造价值。
     
      合规建议
     
      个企业管理者应具备系统思维,将合规管理纳入公司战略管理层面,改变以往被动处理劳动纠纷态势,变成主动发现并第一时间解决矛盾,树立企业主体意识,以企业自身内部劳动合规管理为着力点,提高企业治理水平,从而更好地将法律参与和企业日常经营相结合,降低经营成本、保护经营成本并创造利润。
     
      2.劳动相关的合规管理指引及制度建设的缺失。
     
      据不完全统计,大部分人力资源管理者认为“绩效管理在调岗、调薪解雇、辞退中的应用”是其最为关注的合规问题,并把“对企业用工及劳动争议过程中的证据收集、管理能力欠缺”列为目前合规工作申最大的桃战。而上述情况的出现,正是由于缺乏必要的企业内部政策引导,劳动合规管理资源严重不,事劳动合规管理人员的素质、数量、支持体系与合规管理的实际需存在较大关距所导致。
     
      用人单位应依法建立和完善规章制度,然而企规章制度的制定是个系工程,不仅需要制度的内容具有合法性,同时需要制度的制定程序具有合法更需要规章制度具有可操作性。此外,劳动合规管理组织的合理有效建,劳法律风险信息源、法律风险分析法律风险预警的及时解剖梳理等内容,亦是小企业的软肋。
     
      合规建议
     
      首先,企业宜设定与企业的价值观,目标和战略保持一致的合规管理要求包括明确劳动人事合规管理体系的范围,适用环境/条件、明确合规与其他职能,如治理、风险、审计和法务的结合程度、强调合规团队的独立和自治程度、强化管理和报告合规事项的责任、明确不合规的后果及责标准。
     
      其次,制定具有可操作性的合规制度,并及时更新,确保适用性和有效性。
     
      最后,建立合规审查机构和工作团队,确保各项合规制度执行到位。
     
      3.劳动合规文化缺失。
     
      管理者常常苦于如何解决这些问题既保证经济利润的增长,又降低用人成本,并保持高素质员工队伍的稳定,走出“高素质人才招不进、留不住”的怪圈但多数管理者容易忽视劳动合规给企业创造的价值。
     
      事实上,有效的合规管理,不仅要求企业内部具有清晰的管控制度和流程以及相应的责任制和激励约束机制,而且需要员工具有职业谨慎、道德操守的个人行以及良好的风险意识。建立起体员工共同遵循的共同意识、价值观念、职业道德行为规范准则的劳动合规文化,有利于巩固企业与员工之间心理契约的稳定状态。劳动合规管理的实施关系着企业文化、管理文化的重塑,涉及多个部门风险管理理念,合规文化培育是合规管理体系能够顺利实施的内部环境基础,必须通过改革旧有的制度范式,变革落后管理理念方法才能实现劳动合规文化是中小企业管理的基础亦是灵魂,有了前者所属员工才能立足于岗位的自我管理、自我完善,有效地将个人价值与公司的发展目标相结合。
     
      合规建议
     
      1.强化管理工作,控制风险,形成一套标准清晰、责任明确、程序严格、可操作性强的合规风险控制文件,有效地提升企业的合规文化建设。要求企业各项业务、各个部门、各类人员都要严格执行,并形成有关记录,使企业的各类人员、各项业务按照统一的标准在受控条件下进行。以此达到每个活动的每一岗位、每一层次、每一环节职责分明、操作细化、内控严密、运作规范的要求,进而提升企业合规文化建设。
     
      2.建立有效的激励机制,切实有效地落实问责制,确保奖惩分明、违规必究。纠正“重经营业绩、轻内控管理”的绩效考核理念,确立内部控制优于业务拓展的理念,平衡业务拓展与风险管理的关系。劳动人事合规并不仅仅是合规部门或人力资源部门的职责,更是所有员工的责任。

    【作者简介】
    周开畅,汇业律师事务所高级合伙人;洪桂彬,汇业律师事务所合伙人。

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